Monitoring GPS kierowcy a RODO i Kodeks pracy

Lokalizacja GPS jest dziś standardowym wyposażeniem floty transportowej. Pozwala planować trasy, informować klientów o czasie dostawy, chronić pojazdy i ładunek oraz szybko reagować na awarie. Jednocześnie dane o położeniu pojazdu, przypisane do konkretnego kierowcy, są danymi osobowymi i podlegają regulacjom prawnym.

Zagadnienie monitoringu GPS kierowcy w kontekście RODO i Kodeksu pracy dotyczy każdego przewoźnika zatrudniającego kierowców. Nieprawidłowo wdrożony monitoring może skutkować zarzutami ze strony pracowników, kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy lub postępowaniem przed Prezesem UODO.

W artykule omówiono:

• przepisy Kodeksu pracy dotyczące monitorowania pracowników,
• wymogi RODO wobec danych lokalizacyjnych,
• procedurę wdrożenia monitoringu krok po kroku,
• sytuacje wymagające szczególnej ostrożności, takie jak używanie pojazdu służbowego do celów prywatnych czy współpraca na zasadach B2B.
  

Czy pracodawca może monitorować GPS kierowcy? Przepisy Kodeksu pracy

Tak. Kodeks pracy dopuszcza monitorowanie pracowników, ale określa cele, warunki i obowiązki informacyjne, które pracodawca musi spełnić.

Od 25 maja 2018 roku kwestię tę regulują dwa przepisy:

• Art. 22² KP – dotyczy monitoringu wizyjnego. Ma zastosowanie, jeżeli w kabinie pojazdu lub na terenie bazy zainstalowane są kamery.
• Art. 22³ KP – dotyczy kontroli służbowej poczty elektronicznej, a jego § 4 rozszerza te zasady na „inne formy monitorowania”. W tej kategorii mieści się lokalizacja GPS pojazdu.

Zgodnie z art. 22³ § 4 KP inne formy monitorowania są dopuszczalne, jeżeli są niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Pojazd ciężarowy wraz z przewożonym ładunkiem jest narzędziem pracy o znacznej wartości, co w większości przypadków uzasadnia stosowanie lokalizacji.

Obowiązki pracodawcy

Przepisy nakładają na pracodawcę trzy podstawowe obowiązki:

1. Określenie celu, zakresu i sposobu monitoringu w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub – jeżeli pracodawca nie ma obowiązku jego wprowadzenia – w obwieszczeniu. Regulamin pracy jest obowiązkowy u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników.
2. Poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
3. Przekazanie nowo zatrudnianym kierowcom informacji na piśmie przed dopuszczeniem ich do pracy. Praktycznym rozwiązaniem jest przekazanie informacji o monitoringu w formie załącznika do umowy o pracę oraz uzyskanie potwierdzenia, że pracownik zapoznał się z jej treścią.

Monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika. Dane lokalizacyjne powinny służyć wyłącznie celom określonym w dokumentach wewnętrznych.

Monitoring GPS a RODO – dane lokalizacyjne jako dane osobowe

Częstym błędem jest założenie, że system GPS monitoruje wyłącznie pojazd, a nie osobę. Jeżeli pracodawca wie, który kierowca prowadzi dany pojazd, dane o jego położeniu stają się informacjami o zidentyfikowanej osobie fizycznej. W rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO są to dane osobowe.

Podstawa prawna przetwarzania

Zgoda kierowcy co do zasady nie jest odpowiednią podstawą przetwarzania danych w ramach monitoringu pracowniczego. Ze względu na zależność między pracodawcą a pracownikiem trudno uznać ją za w pełni dobrowolną. Podstawa prawna przetwarzania danych GPS powinna być dobrana do konkretnego celu monitoringu i okoliczności jego stosowania. W zależności od sytuacji zastosowanie mogą mieć:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie niezbędne do wypełnienia konkretnego obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy, jeżeli obowiązujące przepisy rzeczywiście wymagają przetwarzania określonych danych lokalizacyjnych.,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora, np. ochrona mienia, bezpieczeństwo ładunku i rozliczanie zleceń.

Zasady RODO w odniesieniu do monitoringu floty

Okres przechowywania danych

Kodeks pracy nie określa okresu przechowywania danych z monitoringu GPS. Trzymiesięczny limit dotyczy wyłącznie nagrań z monitoringu wizyjnego. Pracodawca powinien więc samodzielnie ustalić i uzasadnić okres retencji, na przykład w powiązaniu z terminami reklamacji lub rozliczeń z kontrahentami.

Umowa powierzenia

Jeżeli dostawca systemu telematycznego przetwarza dane osobowe w imieniu przewoźnika, konieczne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. Dotyczy to również sytuacji, w których dane przechowywane są w infrastrukturze chmurowej wykorzystywanej przez dostawcę.

Jak wdrożyć monitoring floty zgodnie z prawem – procedura krok po kroku

Poniższa procedura porządkuje obowiązki wynikające z Kodeksu pracy i RODO.

1. Określenie celów monitoringu. Przykładowo: ochrona pojazdu i ładunku, planowanie tras, rozliczanie czasu pracy, reagowanie w przypadku awarii. Cele powinny być sformułowane konkretnie.
2. Ustalenie zakresu danych. Np. pozycja, prędkość, przebieg, czas postojów, dane z magistrali CAN. Należy zbierać wyłącznie dane niezbędne do realizacji określonych celów.
3. Przeprowadzenie testu równowagi interesów. Dokument wskazuje, dlaczego interes pracodawcy przeważa nad prawem kierowcy do prywatności i jakie zastosowano zabezpieczenia. Przy rozbudowanym zakresie przetwarzania należy rozważyć ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA, art. 35 RODO).
4. Wprowadzenie zasad do regulaminu pracy lub obwieszczenia. Dokument powinien określać cel, zakres i sposób monitoringu, okres przechowywania danych oraz osoby uprawnione do dostępu.
5. Poinformowanie pracowników co najmniej 14 dni przed uruchomieniem monitoringu.
6. Przekazanie klauzuli informacyjnej zgodnej z art. 13 RODO i odebranie potwierdzeń zapoznania się z nią.
7. Opcjonalne oznaczenie pojazdów informacją o stosowaniu monitoringu GPS jako dodatkowy sposób zwiększenia przejrzystości. Nie zastępuje to obowiązku poinformowania kierowców o zasadach monitorowania.
8. Zawarcie umowy powierzenia z dostawcą systemu telematycznego oraz nadanie upoważnień osobom mającym dostęp do danych.

Zestawienie obowiązków pracodawcy

Pomocnym źródłem jest poradnik Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczący ochrony danych w miejscu pracy, który pozwala zweryfikować przygotowaną dokumentację z oficjalnym stanowiskiem organu.

Sytuacje wymagające szczególnej uwagi

W praktyce transportowej występują przypadki, których przepisy nie rozstrzygają wprost. Wymagają one indywidualnej oceny i precyzyjnych zapisów w dokumentacji wewnętrznej.

Monitoring poza godzinami pracy

Jeżeli pracodawca zezwala na używanie pojazdu służbowego do celów prywatnych, monitorowanie go w czasie wolnym kierowcy jest trudne do uzasadnienia celami z art. 22³ KP. Zalecane rozwiązania to:

• tryb prywatny w systemie telematycznym – poza godzinami pracy szczegółowa trasa nie jest rejestrowana, a zapisywany jest np. wyłącznie przebieg,
• ograniczenie dostępu – dane z czasu wolnego są dostępne tylko dla osoby odpowiedzialnej za ochronę mienia i wyłącznie w razie incydentu, np. kradzieży pojazdu.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której ciężarówka z ładunkiem pozostaje na postoju podczas tygodniowego odpoczynku kierowcy. W tym przypadku lokalizacja służy ochronie mienia, jednak dane nie powinny być wykorzystywane do oceny sposobu spędzania czasu wolnego przez kierowcę.

Kierowcy współpracujący na zasadach B2B

Przepisy Kodeksu pracy nie obejmują osób świadczących usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, dlatego art. 22³ KP nie ma do nich zastosowania. Obowiązuje natomiast RODO. Zasady monitoringu należy określić w umowie współpracy, a klauzulę informacyjną przekazać analogicznie jak pracownikom.

Należy pamiętać, że szczegółowa kontrola sposobu wykonywania pracy przez kontrahenta może być jedną z przesłanek uznania umowy B2B za stosunek pracy.

Inteligentny tachograf a system GPS

Inteligentny tachograf drugiej generacji (rozporządzenie UE nr 165/2014, zmienione w ramach pakietu mobilności) automatycznie rejestruje pozycję GNSS, m.in. na początku i końcu dziennego okresu pracy oraz przy przekraczaniu granic. Rejestracja ta wynika z obowiązku prawnego i służy celom kontrolnym. System GPS instalowany przez przewoźnika do zarządzania flotą wymaga odrębnej podstawy prawnej i odrębnej procedury wdrożenia.

Sprawdź

System monitoringu floty a zgodność z przepisami

Prawidłowo wdrożony monitoring GPS przynosi korzyści obu stronom. Dyspozytor ma bieżącą informację o położeniu pojazdów, a kierowca nie musi regularnie raportować swojej pozycji telefonicznie. Przejrzyste zasady ograniczają też ryzyko sporów dotyczących czasu pracy i realizacji zleceń.

W systemie ecoTRUCK lokalizacja GPS jest jedną z funkcji urządzenia instalowanego w pojeździe. To samo urządzenie obsługuje zdalną diagnostykę, odczyt danych z magistrali CAN oraz monitoring paliwa, a wszystkie dane dostępne są na jednej platformie webowej. Ułatwia to kontrolę nad tym, kto i w jakim zakresie ma dostęp do danych.

Najczęściej zadawane pytania

Jak długo trwa montaż?

Czas instalacji zależy od marki oraz modelu pojazdu. Średni czas montażu wynosi około 1 godziny.

W którym miejscu montowane jest urządzenie?

Urządzenie montowane jest pod plastikowymi obudowami deski rozdzielczej po stronie pasażera.

Z jakimi markami ciężarówek współpracuje urządzenie?

Zarówno urządzenie, jak i aplikacja do zarządzania flotą współpracują z większością popularnych marek samochodów ciężarowych.

Czy wszystkie funkcje są dostępne w abonamencie?

Tak. Abonament obejmuje jedną miesięczną opłatę i dostęp do wszystkich funkcjonalności.

Czy można sprawdzić historię danych pojazdu?

W zakładce „Raporty” zapisywane są szczegółowe informacje, m.in. o wykonanych skanach sterowników: lokalizacja pojazdu w momencie diagnostyki, przebieg oraz poziom paliwa w zbiorniku. W dokumentacji RODO należy określić, kto ma dostęp do tych raportów i jak długo są przechowywane.

Czy system informuje o ubytku paliwa podczas postoju?

Tak, pod warunkiem że pojazd jest wyposażony w sondy paliwowe. Funkcja FUELGUARD wysyła powiadomienie do dyspozytora po wykryciu nieautoryzowanej zmiany poziomu paliwa, a po przekroczeniu ustalonego progu automatycznie uruchamia klakson. Funkcja ta służy ochronie mienia, co należy uwzględnić w opisie celów monitoringu.

Funkcje systemu a wymogi RODO

Podsumowanie

Monitoring GPS kierowcy jest dopuszczalny i stanowi standard w zarządzaniu nowoczesną flotą, pod warunkiem spełnienia wymogów Kodeksu pracy i RODO. Najważniejsze wnioski:

• Kodeks pracy dopuszcza monitoring GPS jako „inną formę monitorowania” (art. 22³ § 4 KP), jeżeli jest on niezbędny do organizacji pracy i właściwego użytkowania narzędzi pracy.
• RODO wymaga określenia celu, minimalizacji danych, ustalenia okresu przechowywania oraz rzetelnego poinformowania kierowcy.
• Termin 14 dni przed uruchomieniem monitoringu oraz pisemna informacja dla nowych pracowników są obowiązkowe.
• Czas wolny kierowcy wymaga ochrony – rozwiązaniem jest tryb prywatny lub ograniczenie dostępu do danych.
• System telematyczny powinien umożliwiać kontrolę nad zakresem zbieranych danych i uprawnieniami użytkowników.

Przejrzyste zasady monitoringu zwiększają bezpieczeństwo floty, porządkują współpracę z kierowcami i ograniczają ryzyko prawne po stronie przewoźnika.

Chcesz wdrożyć monitoring GPS floty zgodnie z przepisami? Umów bezpłatną prezentację systemu ecoTRUCK i sprawdź, jak na jednej platformie połączyć lokalizację pojazdów, zdalną diagnostykę i ochronę paliwa. Masz pytania dotyczące wdrożenia? Skontaktuj się z naszym zespołem.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przy tworzeniu regulaminu monitoringu warto skonsultować dokumenty z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, art. 22² i 22³
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), art. 5, 6, 13, 28, 30
• Rozporządzenie (UE) nr 165/2014 w sprawie tachografów w transporcie drogowym
• Urząd Ochrony Danych Osobowych, poradnik „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy”